專利管理系統選擇之我見

專利管理系統是影響專利商標事務所流程順暢與否的重要關鍵。事務所亦一直使用多套系統管理客戶的專利案件資料，除造成資料上的重複輸入的多工時以外，資料上的格式及正確性意一直為程序人員所詬病，為此公司決定替換新的專利商標案件管理系統，期望提升事務所內部作業效率，藉以服務更多客戶需求。
 

在決定替換系統同時，經過內部多次會議討論，我們選擇放棄了自行開發事務所案件管理系統，理由是除自行開發時間上的因素外，亦須顧及程式人員在專利領域上的專業知識上有所不足，必須仰賴程序人員不斷的解說才能理解內部流程，為此我們決定評估市面上現有的專利商標案件管理系統。
 

既然要採購市面上現有的專利事務所案件管理系統，當然就要評估多家事務所案件管理系統。為此與程序人員有了共識，我們需要的是一家在專利系統領域上有足夠的專業性，且程式人員開發經驗豐富可以滿足本所的客制化需求為主。而最後創研國際勝出，主要是因為創研國際已有承攬過多家國內專利商標事務所系統的經驗，且他們家產品只做專利案件管理(事務所端及企業端)相關的系統，相信在此領域應有絕對勝出的因子，也因此本所決定選擇創研國際事務所案件管理系統。

創研國際的事務所案件管理系統，對我們而言最大好處在於事務所案件資料整體資訊化。

以下針對部分優點提出說明:

1. 每個程序人員可以針對不同客戶需求而自行訂義報表匯出，減少程序人員每次需自行整理EXCEL報表。

2. 文件通知函套表範本設計簡易化，創研國際的表單套用範本對於非程式設計出身的程序人員亦可簡單上手。

3. 信件範本套印寄出，確保每次在Email給客戶的信件內容正確性及統一，同時減少打字輸入的時間。

4. 附加檔案的上傳，針對案件相關申請書，客戶mail，專利說明書等等都可以上傳至案件管理內，等於做到無紙化的歸檔需求，日後要調閱相關書卷可以直接從事務所案件管理系統調閱。

5. 期控精準，不漏件。在操作期控管理模組時，隨時可帶到相關的案件資訊，不須重複輸入資料，藉此亦也可以提醒程序人員代辦事項。

6. 案件歷程狀態一目了然，在專利案件管理裡，可以查詢到該案件所有案件狀態歷程、期控資料，不會因人員休假或人員異動而造成對案件歷程不瞭解。

7. 後台管理參數完整性。事務所案件管理系統相關參數後台可以自行增加或修改，減少程式開發時間，增加系統使用之彈性。

7. 績效統計報表分析，由於事務所案件管理系統匯出的資料為EXCEL檔，因此只要稍加製作，即可完成一份精美的績效報表，每月可以製作出業務績效報表、客戶績效報表、承接各國案件比例分析報表...對老闆而言，這就是最大的需求。

在系統開發階段與創研國際專案經理溝通時，專案經理亦能適時提供本所相當好經驗與建議，減少本所在事務所案件管理系統開發上的支出與時間浪費，且在導入系統同時亦不斷對本所提供教育訓練，讓程序人員提早適應新系統的操作。

專利商標事務所--Mike